Anita Garni Mardhani's Home

Project management adalah sebuah kegiatan merencanakan, mengorganisasi, mengendalikan dan mengawasi resource yang ada di dalam sebuah project untuk mencapai project goal dan objektif.

Project mempunyai beberapa ciri yaitu: mempunyai objektif dan goal, mempunyai waktu dalam pelaksanaan, mempunyai resource, ada pihak-pihak yang bertanggung jawab di dalam project, ada deliverable yang harus dicapai dalam waktu yang ditentukan, dan project dilakukan untuk mendapatkan added value.

Tantangan penerapan dari sebuah proyek manajemen di dalam organisasi adalah dapat mencapai goal dan objektif yang ingin dicapai dengan melakukan pengelolaan secara efektif pada 4 elemen dasar atau constraint dari pengerjaan proyek, antara lain kualitas, waktu, budget dan scope.

Pendekatan Proyek Manajemen

Ada beberapa pendekatan dalam melakukan pengelolaan aktivitas yang ada di dalam proyek antara lain: interactive, incremental, phased approaches dan agile. Apapun pendekatan yang akan diambil harus dipertimbangkan juga faktor-faktor yang menentukan di dalam pengerjaan sebuah proyek seperti obyektif yang harus dicapai, waktu pengerjaan proyek, cost, peran dan tanggung jawab dari para stakeholder yang terlibat.

Berikut adalah penjelasan singkat beberapa pendekatan dari proyek manajemen

Pendekatan Tradisional

Pada pendekatan ini aktivitas terbagi menjadi beberapa urutan langkah yang harus dilakukan secara sekuensial. Komponen proyek dibagi menjadi 5 langkah antara lain initiation, planning dan design, executing, monitoring dan controlling serta closing. Pendekatan tradisional ini cocok pada proyek yang kecil atau memiliki definisi proyek yang baik(requirement, objektif dan goal yang jelas) tetapi tidak cocok pada proyek berskala besar yang tidak terdefinisi dengan baik serta mempunyai sifat proyek yang tidak tentu.

Pendekatan ini di dalam pengembangan software dapat disamakan dengan metodologi waterfall.

Critical Chain Project Management

CCPM adalah sebuah metode di dalam merancang proyek yang lebih berfokus kepada pengelolaan resource proyek berupa resource fisikal ataupun sumber daya manusia. Bagian yang paling kompleks adalah “menyatukan” para tenaga kerja professional yang mempunyai kemampuan berbeda dan berasal dari latar belakang budaya yang tidak sama.

Event chain methodology

Event chain methodology adalah sebuah model yang berfokus pada identifikasi dan pengelolaan aktivitas-aktivitas yang saling interdependen yang dapat mempengaruhi perencanaan proyek. Metodologi ini berguna untuk mengurangi efek negatif dari keadaan proyek yang tidak tentu dan bias, serta mempermudah perencanaan model dalam proyek yang penuh dengan ketidakpastian.

Proses

Pemanfaatan metodologi di dalam manajemen proyek didasarkan pada 5 proses inti dari proyek manajemen yang harus selalu digunakan yaitu:

1. Initiation
2. Planning dan design
3. Execution
4. Monitoring dan controlling
5. Closing

Pada salah satu dari 5 tahap diatas bisa saja diambil keputusan apakah proyek yang sedang dikerjakan diteruskan atau tidak, hal ini menyangkut isu dari kontinuitas proyek.

Initiation

Di dalam proses initiation dirumuskan batasan atau scope dan MOV dari sebuah proyek. Jika tahap ini ‘miss’ dalam artian tidak dilalui dengan baik maka output yang dihasilkan bisa saja tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis dari organisasi atau malah terjadi kegagalan pada proyek. Kuncinya adalah mampu untuk mentransformasikan kebutuhan bisnis menjadi objektif dari proyek serta menggabungkan elemen kontrol ke dalam proyek.

Tahap initiation terdiri dari beberapa milestone yang harus dicapai antara lain:

1. Melakukan analisa terhadap kebutuhan bisnis serta requirement dan mentransformasikan keduanya menjadi goal yang dapat diukur (MOV).
2. Melakukan review terhadap operasi yang terjadi sebelum proyek dilaksanakan.
3. Analisis finansial termasuk cost and benefit analysis serta budget
4. Stakeholder analysis
5. Project charter terdiri dari cost analysis, task dan role dari stakeholder, deliverable dan jadwal pengerjaan proyek.

Planning dan design

Setelah tahap initiation dirumuskan selanjutnya masuk ke dalam tahapan perancangan dan desain proyek. Tujuan utama dari tahap ini adalah untuk memperkirakan banyaknya waktu, cost dan resource yang mencukupi yang digunakan untuk mendukung aktivitas-aktivitas dalam pengerjaan proyek serta mengurangi resiko yang akan terjadi. Kegagalan pada tahap ini dapat mengurangi kemungkinan tercapainya tujuan proyek yang telah dirumuskan, misal terjadi overbudget pada proyek.

Langkah-langkah di dalam perencanaan proyek:

1. Merumuskan scope dari proyek yang dijabarkan ke dalam scope statement
2. Memilih planning team.
3. Mengidentifikasi deliverable dan merumuskan WBS
4. Mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan deliverable
5. Melakukan estimasi pada requirement resource untuk mendukung aktivitas
6. Melakukan estimasi cost dan waktu untuk tiap aktivitas.
7. Merumuskan jadwal proyek, budget, merencanakan risk plan.
8. Mendapatkan persetujuan formal sebagai tanda dimulainya proyek.
9. Optional: mengadakan kick-off meeting

Executing

Tahap executing meliputi proses yang digunakan untuk melengkapi aktivitas yang telah didefinisikan di dalam proyek requirement. Proses dari tahap eksekusi meliputi koordinasi sumber daya manusia dengan resource, serta melakukan aktivitas-aktivitas dalam proyek sesuai dengan management plan dari proyek. Deliverable tahap ini berupa produk yang telah didefinisikan sesuai dengan management plan proyek.

Monitoring dan controlling

Monitoring dan controlling merupakan proses yang dilakukan untuk mengamati pelaksanaan proyek sehingga potensi masalah dapat diidentifikasi dengan cepat dan tindakan koreksi dapat diambil. Pada tahap ini dapat diukur penyimpangan dari aktivitas yang sedang dikerjakan dengan rencana awal sehingga bila terjadi penyimpangan dapat diambil tindakan agar proyek kembali ke track semula yang disetujui di dalam management plan proyek.

Langkah-langkah di dalam monitoring dan controlling termasuk:

Menghitung aktivitas proyek yang sedang berjalan (‘where we are’)

Memonitor variabel-variabel proyek (cost, scope, effort) apakah sesuai dengan project management plan serta memonitor kualitas dari pelaksanaan proyek (‘where we should be’)

Mengidentifikasi serta merumuskan aksi-aksi korektif yang harus diambil untuk mengatasi isu dan resiko yang terjadi (‘How can we get on track again’)

Di dalam proyek yang mempunyai banyak fase aktivitas, proses monitoring dan controlling juga dapat memberikan masukan berupa feedback pada tiap fase aktivitas dengan tujuan agar tindakan korektif dan preventif dapat diambil jika terjadi penyimpangan antara proyek yang sedang dikembangkan dengan rencana proyek yang ada di project management plan.

Pada tahap monitoring dan controlling yang harus diperhatikan adalah perubahan proyek scope. Harus ditekankan juga bahwa perubahan di dalam batasan proyek adalah hal yang biasa terjadi dalam pengerjaan proyek. Perubahan scope dari proyek biasanya terjadi karena modifikasi pada desain karena desain tidak sesuai dengan keinginan stakeholder, resource yang tidak mencukupi, perubahan yang diinisiasi oleh user ketiga hal ini hanya sebagian kecil alasan yang mengakibatkan project scope berubah.

Untuk menangani perubahan scope yang terjadi diperlukan sebuah change management policy, di dalam change management ini didokumentasikan segala perubahan yang terjadi, dokumentasi ini dijadikan sebagai acuan pengerjaan proyek dan pengambilan keputusan antara lain untuk relokasi resource untuk aktivitas proyek dan kelangsungan dari proyek.

Closing

Tahap closing merupakan langkah terakhir di dalam manajemen proyek, tahap ini terdiri dari aktivitas administratif seperti mendokumen-tasikan pengetahuan yang telah didapat dan dokumentasi dari file-file yang tersebar pada seluruh fase proyek.

Tahap ini terdiri dari:

Project close: Melakukan finalisasi terhadap aktivitas di seluruh proses grup dan secara formal menutup proyek.

Contract closure: Melengkapi dan menyelesaikan kontrak yang telah disetujui bersama.

Project managers

Project manager adalah seorang yang diberikan tanggung jawab untuk memimpin tim proyek di dalam mengelola, merancang, mengeksekusi dan menutup proyek sesuai dengan tujuan dari proyek yang telah ditetapkan. Peran kunci dari project manager di dalam project management diantaranya adalah menentukan tujuan proyek yang ingin dicapai, membangun requirement proyek dan mengelola 3 batasan dari proyek yaitu scope, cost dan schedule ditambah batasan kualitas secara efektif.

Di dalam pengerjaan proyek peran dari seorang project manager adalah mengetahui, mentranslasikan dan
mengimplementasikan kebutuhan dari klien , untuk mencapai hal ini kemampuan untuk beradaptasi dan berkompromi dengan berbagai stakeholder yang ada serta melakukan negosiasi memiliki peranan penting dalam memastikan isu penting seperti cost, waktu dan kualitas dapat dicapai sehingga tercapai kepuasan customer.

Project Management Triangle

Proyek mempunyai 3 batasan atau constraint yang mempengaruhi deliverable akhir dari proyek, ketiga constraint tersebut adalah scope, time dan cost (biasanya ditambah 1 constraint lagi yaitu kualitas). Hal ini disebut juga sebagai project management triangle. Time constraint mengacu pada waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Cost constraint adalah banyaknya budget yang ada dalam proyek. Scope constraint merupakan hal yang harus dilakukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Sedangkan quality constraint merupakan deliverable yang dihasilkan proyek yang memenuhi kriteria-kriteria standar yang telah disetujui atau malah melebihi ekspektasi. Di dalam project management triangle tiap constraint saling mempengaruhi constraint yang lain sehingga jika terjadi peningkatan dalam scope tentu akan meningkatkan cost yang dibutuhkan dan waktu penyelesaian proyek. Anggaran yang kecil berakibat pada meningkatnya waktu pengerjaan proyek dan mengecilnya scope proyek. Waktu pengerjaan proyek yang singkat akan meningkatkan cost dan memperkecil scope.

Isu penting di dalam project management

Pada tiap tahap di dalam proses dari project management terdapat beberapa isu-isu penting yang harus diperhatikan, diantaranya adalah:

1. Project Manager sebagai seorang negosiator. Fungsi dari project manager adalah sebagai seorang negosiator. Biasanya proses negosiasi dilakukan pada waktu pengalokasian sumber daya, penambahan budget, alokasi anggota tim, bernegosiasi dengan end-user pada saat hasil proyek tidak sesuai dengan harapan user. Proses negosiasi tidak hanya dilakukan pada waktu-waktu tertentu seperti telah dicontohkan di atas, tetapi proses negosiasi seharusnya dilakukan setiap terjadi perubahan dari proses initiation sampai dengan proses closure. Negosiasi dilakukan bukanlah sebuah cara agar satu pihak dapat mendominasi pihak yang lain, menurut Lax dan Sebenus (The Manager as Negotiator, The Free Press, 1986) “negotiation process is misunderstood and badly carried out”. Kegagalan dari proses negosiasi berasal dari kurangnya pemahaman mengenai tujuan negosiasi, tujuan utama dari negosiasi adalah menyelesaikan konflik sehingga 2 pihak yang berselisih merasa puas dengan hasil dari negosiasi.
2. Scope creep. Merupakan hal yang sangat wajar jika terjadi perubahan di dalam scope dari suatu project, perubahan scope akan berimbas pada perubahan pada alokasi resource terutama di sisi alokasi waktu dan budget. Biasanya perubahan di dalam scope terjadi dalam bentuk ‘scope creep’. Scope creep merupakan perubahan-perubahan kecil yang menumpuk karena tidak dikelola dengan baik sehingga bila dibiarkan terus akan memberikan efek signifikan terhadap pengerjaan proyek (efek signifikan di dalam alokasi resource dalam proyek). Managing scope merupakan hal yang vital dilakukan di dalam pengerjaan proyek karena dengan cara pengelolaan scope yang baik maka alokasi resource di dalam proyek dapat dikendalikan.
3. Kemampuan mengelola resource di dalam proyek. Seorang Project manager yang baik adalah project manager yang dapat mengelola resource proyek secara efektif. Pengelolaan resource menyangkut pengelolaan waktu kerja dari project team (designer, builder, tester dan inspector proyek) serta tenaga kerja subkontrak seperti freelance programmer. Pengelolaan resource di dalam proyek bukan hanya terfokus pada sisi people management tetapi juga peralatan dan material yang diperlukan untuk penyelesaian suatu proyek.
4. Manajemen waktu dan schedule. Project manager yang sukses di dalam pengelolaan schedule dan waktu mempunyai kemungkinan besar dalam men-’deliver’ hasil proyek sesuai dengan budget proyek yang direncanakan. Sebagian besar kejadian tidak terkontrolnya anggaran keuangan dalam proyek berasal dari kesulitan menentukan schedule dan waktu pengerjaan proyek.
5. Tidak ada dukungan dari top level management. Kurangnya dukungan dari top management mengakibatkan kesuksesan dari proyek menjadi terancam. Tanpa dukungan dari top level management kerjasama diantara tiap bagian di dalam organisasi untuk mendukung proyek yang sedang berjalan akan sulit dibangun dan dapat berimbas pada kurangnya antusiasme anggota tim sehingga proses pengerjaan proyek akan terhambat, jika hal ini terus berlangsung ada potensi proyek akan mengalami kegagalan. Contohnya jika di dalam tim proyek diikutsertakan pihak dari bagian marketing tetapi pihak top management marketing sendiri tidak menyetujui keterlibatan anak buahnya di dalam pengerjaan
   proyek, hal ini tentu akan mengakibatkan kurangnya antusiasme anggota tersebut dan berakibat pengerjaan proyek menjadi terhambat.
6. Memilih tim proyek. Proyek mempunyai sifat yang unik artinya variabel-variabel penting di dalam proyek seperti budget, waktu dan proyek scope pasti mempunyai perbedaan porsi di dalam penerapan satu proyek dengan proyek yang lain. Tetapi tiap proyek memerlukan sebuah kesatuan dari beberapa orang yang disebut dengan tim proyek untuk menyelesaikan aktivitas-aktivitas yang ada. Pemilihan tim proyek merupakaan hal yang esensial di dalam pengerjaan proyek karena sebagian dari keberhasilan proyek tergantung dari kehandalan, pengalaman dan skill yang dimiliki oleh tim. Memilih tim yang berpengalaman, mempunyai skill yang tinggi dan padu merupakan hal yang harus dilakukan project manager pada saat awal pengerjaan proyek, selain itu tugas project manager yang tak kalah pentingnya adalah memotivasi tim untuk tetap mempertahankan semangat di dalam pengerjaan proyek.

Jika tidak ditangani dengan baik maka isu-isu tersebut mempunyai potensi untuk menghambat proses pengerjaan dan berpotensi mengancam penyelesaian proyek.

Project Management Tips: What should do in Project Management

Berikut adalah beberapa tip mengenai bagaimana sebaiknya sebuah project management dijalankan, dengan tujuan untuk mengatasi isu-isu yang telah diutarakan di atas.

1. Do: Identifikasi proyek yang termasuk kategori kritikal

   Langkah pertama di dalam menentukan prioritas pengerjaan proyek adalah merumuskan business goal dari organisasi, langkah selanjutnya adalah memetakan proyek sesuai dengan business goal sehingga organisasi mempunyai gambaran secara jelas proyek-proyek yang perlu didahulukan dan yang tidak. Bisa saja proyek-proyek yang lebih cepat dalam waktu pengerjaan, mempunyai budget yang tidak terlalu tinggi dan memiliki tingkat kompleksitas rendah menempati prioritas yang lebih tinggi dibanding proyek yang ‘mahal’, sangat kompleks dan membutuhkan waktu yang lama di dalam pengerjaannya. Semuanya tergantung pada pemetaan proyek tersebut dengan business goal tiap organisasi.

2. Do: Memahami corporate culture dan mengelola ekspektasi klien

   Mengelola ekspektasi dari klien dilakukan pada saat fase initiation planning. Ekspektasi yang dijanjikan seharusnya disesuaikan dengan kapabilitas dari klien di dalam menyediakan resource untuk implementasi proyek dan dari kemampuan pihak developer untuk pengerjaan proyek, perlu digaris bawahi bahwa ekspektasi yang dijanjikan harus realistis karena ekspektasi yang berlebih dikhawatirkan tidak terpenuhi sehingga mengakibatkan kekecewaan di sisi klien, yang diperlukan adalah negosiasi antara klien dan developer untuk mencapai objektif dan goal yang dapat diterima kedua pihak.
   Seorang project manager perlu untuk memahami budaya di dalam perusahaan, misalnya acceptance dari karyawan terhadap sistem yang baru, budaya kerja dan sikap karyawan terhadap teknologi yang baru. Memahami budaya di dalam perusahaan dapat mempercepat implementasi proyek membantu dalam merancang dan menerapkan proyek dengan lebih efektif.

3. Do: Membangun risk dan crisis management plan secara dini dan mengkomunikasikannya

   Dengan merencanakan krisis dan risk management plan pada awal proyek dapat membantu mengatasi kekacauan, meningkatkan transparansi dan kejelasan objektif proyek. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan rasa confidence stakeholder maupun anggota tim serta menimbulkan rasa percaya dari stakeholder bahwa proyek telah ditangani oleh pihak yang tepat sehingga berimbas pada meningkatnya dukungan dari stakeholder di saat-saat yang sulit.

4. Do: Melibatkan top management dalam proyek dan mengkomunikasikan proyek kepada pihak-pihak internal

   Dengan mengikutsertakan senior ma-nagement di dalam proyek diharapkan proyek yang sedang dikembangkan sesuai dengan harapan dari manajer. Keterlibatan senior management secara aktif pada semua fase di dalam proyek dapat memberikan jalan keluar atau setidaknya sudut pandang yang lain terhadap suatu key problem sehingga rekomendasi ini dapat diadopsi dan menjadi masukan di dalam proses pengerjaan proyek. Hal ini juga dilakukan sebagai strategi untuk mengelola kekhawatiran manajer terhadap permasalahan di dalam proyek.
   Mengkomunikasikan proyek secara internal bertujuan agar semua karyawan di semua level perusahaan terutama pihakyang terpengaruh secara langsung oleh proyek yang sedang diimplementasi – terinformasikan, serta mencegah masalah
   acceptance dari user pada saat serah terima proyek

5. Do: Menggunakan satisfaction metric untuk mengukur progress dari proyek.

   Dengan menggunakan satisfaction metric dapat diketahui seberapa jauh tingkat penyelesaian dari proyek selain itu juga project manager dapat mengukur tingkat satisfaction yang telah dicapai berdasarkan progress yang telah diukur. Terlalu melebih-lebihkan usaha yang harus dilakukan serta waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dapat membuat lupa apa yang sebenarnya harus dikejar di dalam implementasi proyek, yaitu apakah proyek ini benar-benar telah meningkatkan service atau tidak. Aspek ini yang harus diperhatikan oleh seorang project manager.
   Cara di dalam mengelola satisfaction merupakan usaha yang dapat dikatakan cukup tricky, cara yang biasa dilakukan adalah dengan menggunakan strategi ‘percepatan keberhasilan’ pada fase awal dari proyek, strategi ini dapat diambil untuk mengurangi efek dampak negatif terhadap satisfaction.

6. Do: Mengelola dan mengembangkan tim proyek, dan melakukan review sesering mungkin

   Di dalam sebuah pengerjaan proyek seorang project manager harus mampu memberikan kesempatan bagi masing-masing tim proyek untuk selalu mengembangkan potensi dan skill serta menghadirkan suatu lingkungan kerja yang baik sehingga tercipta hubungan erat yang dilandasi rasa tanggung jawab di antara tim proyek. Cara yang dapat diterapkan antara lain dengan melakukan motivasi secara terus menerus, meningkatkan pengetahuan dengan mene-rapkan program pelatihan atau dengan memberi reward pada tiap tim member yang berprestasi baik. Metode-metode ini berguna untuk mempertahankan dan meningkatkan produktivitas serta kekompakan tim.
   Dengan melakukan review pada anggota tim serta melakukan review pada proyek yang sedang berjalan akan membantu di dalam menentukan proyek agar berjalan di path yang sesuai. Review diadakan dengan frekuensi yang telah disepakati lebih baik dilakukan tiap hari, tujuan di dalam melakukan review secara berkala adalah untuk mengidentifikasi kesalahan secepat mungkin sehingga dapat diambil tindakan korektif karena keterlambatan dalam melakukan identifikasi kesalahan dapat mengakibatkan loss dalam bentuk waktu dan juga loss budget yang cukup besar.

Project Management Tips: What shouldn’t do in Project Management

1. Don’t: meremehkan peran stakeholder

   Stakeholder dibagi menjadi 2, yang pertama pihak internal terdiri dari staf dan pihak manajerial perusahaan, dan yang kedua adalah pihak eksternal yang terdiri dari kustomer atau bila disebut secara lebih luas pihak-pihak yang terkena dampak secara langsung terhadap deliverable dari proyek dan mereka mempunyai peran yang besar terhadap kesuksesan atau kegagalan dari proyek. Role dari project manager di sini adalah memikirkan, merancang dan mengambil langkah antisipasi terhadap reaksi yang akan muncul dari para stakeholder ini pada saat fase awal dari proyek.

2. Don’t: beranggapan bahwa tiap proyek memiliki budget yang tidak terbatas

   Di saat pihak IT di dalam perusahaan diberi wewenang untuk melakukan inisiasi dan implementasi proyek di dalam perusahaan, yang harus diingat oleh pihak bisnis adalah alokasi dana terhadap suatu proyek harus diperhitungkan besarnya berdasar estimasi nilai tambah yang akan muncul ketika proyek telah selesai di-deliver apakah nilai tambah tersebut berwujud pengurangan biaya atau bertambahnya revenue perusahaan. Berdasarkan hitungan tersebut dapat diambil justifikasi terhadap berapa besarnya budget yang diperlukan untuk implementasi suatu proyek.

3. Don’t: meminta anggaran pada pihak bisnis kecuali tanpa ada justifikasi yang mendukung

   Ketidak mampuan dari pihak IT untuk memberikan alasan yang meyakinkan terhadap pihak bisnis mengenai nilai tambah yang akan didapat oleh perusahaan ketika berhasil menerapkan proyek IT merupakan salah satu dari penyebab kegagalan dari inisiasi awal proyek IT di dalam perusahaan. Nilai tambah yang dibicarakan disini dapat berupa pengurangan cost, penambahan revenue atau bahkan non tangible value seperti reputasi yang meningkat.

4. Don’t: menganggap rencana proyek merupakan hal yang final

   Project plan selalu menjadi subyek dari perubahan sesuai dengan kondisi aktual proyek, dapat dikatakan bahwa project plan yang terbaik adalah project plan yang tersusun setelah proyek berakhir dapat dikatakan demikian karena di project plan sendiri merupakan kumpulan asumsi-asumsi dan kemungkinan-kemungkinan situasi yang terjadi. Menjadi
   tugas seorang project manager untuk selalu melakukan re-planning sehingga project plan nantinya mencerminkan
   keadaan yang paling baik untuk mengatasi situasi terkini serta merancang sebuah project plan yang memiliki fleksibilitas yang cukup untuk menangani setiap perubahan yang mungkin terjadi di setiap fase proyek.

5. Don’t: jangan pernah menyalahkan produk

   Jika suatu proyek mengalami kegagalan bukan berarti kesalahan ada pada sistem yang sedang diimplementasikan, bisa saja sebenarnya kesalahan terletak pada proyek itu sendiri. Jika produk yang dipilih tidak berjalan sesuai dengan ekspektasi maka kemungkinan terjadi kesalahan dalam pemilihan awal sebuah produk. Kejadian ini merupakan akibat dari kurangnya pengetahuan mengenai aspek teknis dan kurangnya pemahaman produk. Dengan sifat-sifat produk yang selalu setuju, tidak mampu untuk mengingatkan kita jika kita salah, serta tidak dapat melakukan protes, siapa yang tidak tergoda untuk menyalahkan produk?

6. Don’t: kehilangan fokus

   Motivasi selalu tinggi pada saat awal pengerjaan proyek, yang menjadi masalah adalah bagaimana mempertahankan motivasi tersebut pada waktu proyek mencapai tahap berikutnya. Janganlah hanya bisa menjadi good starter tetapi juga good finisher.

7. Don’t: terburu-buru tanpa pertimbangan yang matang

   Lebih cepat kita memulai lebih lambat kita mencapai tahap akhir pengerjaan proyek. Perencanaan yang kurang matang akan membawa dampak negatif yang besar pada pengerjaan proyek. Intinya jangan mudah menyerah pada tekanan sehingga mengambil jalan pintas tanpa mengikuti metodologi dasar project management

8. Don’t: selalu mengatakan ya

   Mencoba untuk memasukkan semua fungsionalitas ke dalam system pada tahap inisiasi proyek tanpa melakukan seleksi terlebih dahulu dapat menyebabkan terjadinya pembengkakan anggaran serta bertambahnya waktu penyelesaian proyek. Salah satu cara untuk mengatasi permasalahan diatas adalah dengan melakukan identifikasi terhadap requirement dari klien serta mengkategorisasikannya ke dalam komponen-komponen kritikal serta membatasi scope pengerjaan proyek dengan tidak mengimplementasikan fungsi-fungsi yang tidak penting serta mengkomunikasikan hasil dari keputusan tersebut dengan klien.

9. Don’t: berpihak

   Hanya satu tips yang dapat diberikan mengenai poin ini yaitu janganlah berpihak pada salah satu kekuatan yang sedang berselisih dan tetap netral

10. Don’t: lupa melakukan komunikasi

    Intinya adalah komunikasikan dan informasikan masalah yang muncul atau problem apapun kepada orang yang tepat.

11. Don’t: membuat-buat alasan

    Jika membuat kesalahan, akuilah dan usahakan untuk memperbaikinya

12. Don’t: mengabaikan masalah

    Masalah yang sepele dapat menjadi masalah yang besar serta butuh resource yang tidak sedikit untuk menanganinya jika kita terlambat mengidentifikasikan dan mengambil tindakan korektif secepatnya.

13. Don’t: melupakan anggota tim

    Jangan lupa bahwa keberhasilan dari proyek tidak lepas dari peranan seluruh anggota tim, berikan anggota tim reward yang sesuai dengan peran di dalam pengerjaan proyek.

REFERENSI

1. http://www.itp.net/496197-the-dos-and-donts-of-project-management?tab=article
2. http://en.wikipedia.org/wiki/Project_management
3. http://it.toolbox.com/blogs/project-failures/5-deadly-ways-to-project-failure-7247.htm
4. http://articles.techrepublic.com.com/5100-10878_111060365.html?tag=content
5. http://articles.techrepublic.com.com/ The project management DON’T DO list.htm
6. http://blogs.techrepublic.com.com/10things/?p=264&tag=content;leftCol
7. Jack T. Marchewka. 2009. Information Technology Project Management (3rd edition). Wiley